"La bureaucratie grandit pour satisfaire les besoins croissants de la bureaucratie grandissante." Voici comment éviter de vous laisser déborder par des tâches administratives lourdes et fastidieuses.
Dans un précédent article, on vous expliquait qu’une des clefs de la rentabilité était la diminution du temps passé sur des heures non facturables. Cela passe notamment par une réduction des tâches administratives. Quel que soit le secteur de votre l’entreprise, ces tâches sont présentes et c’est en les considérant sous un autre angle que vous allez pouvoir les optimiser.
Qu’appelle-t-on une « tâche administrative » ?
Souvent pointées du doigt, les tâches administratives constituent néanmoins le squelette de l’entreprise. Elles représentent tout ce qui permet à l’entreprise de pouvoir créer de la valeur et augmenter le chiffre d’affaires, sans pour autant être des activités facturables. Elles permettent le bon fonctionnement de l’ensemble des services, et reflètent souvent la santé « de gestion » de l’entreprise.
Ces tâches diffèrent selon le type d’activité de l’entreprise : pour un cabinet en architecture, la facturation et la comptabilité seront des tâches administratives ; au contraire, dans un cabinet de comptabilité, les tâches de facturation et de tenues de livres sont le cœur de métier. Généralement, elles renvoient aux traitements des factures, aux constitutions de la liste des clients, à l’archivage des anciens dossiers, etc. Souvent des tâches de dernière minute, elles sont bel et bien nécessaires.
Mais elles concernent également les réunions, phénomène classique du siècle : selon une étude du cabinet Perfony, spécialisé dans la coordination en entreprise, un cadre consacre seize années de sa vie professionnelle à des réunions ! Or, ¾ des cadres interrogés lors de cette étude considèrent ces réunions comme inutiles ; optimiser ce temps de réunions peut être un gain de rentabilité non négligeable (pour vous donner une idée plus précise, vous pouvez essayer ce calculateur proposé par la Harvard Business Review).
Comment les identifier et les réduire intelligemment
On arrive donc à un dilemme : les tâches administratives sont nécessaires, mais ne rapportent pas de valeur ajoutée. Que faire ?
Tout d’abord, il faut arriver à bien les identifier, pour comprendre quelles tâches sont importantes, incompressibles ou superflues. En ce sens, un audit d’organisation peut être possible : on recueille l’expression des besoins, les dysfonctionnements et les secteurs concernés.
Pour vous aider dans cet audit, nous avons créé un document qui vous permettra d’estimer rapidement le temps que votre entreprise passe sur l’ensemble de vos tâches administratives.
Une fois l’audit des tâches administratives terminé, vous allez pouvoir vous atteler à la réduction des tâches superflues.
La première manière de réduire le temps administratif est de sous-traiter les tâches lourdes : c’est l’externalisation. Il peut être bon pour une entreprise d’un secteur précis de confier à un prestataire une partie de ses dossiers non facturables. Un temps non négligeable pourra ainsi être gagné, qui peut servir à mettre en place des processus de développement, ou à accentuer les heures facturables. Les interventions peuvent concerner les formalités administratives, la gestion fiscale, la saisie des données ou le secrétariat courant sous la forme de missions, temporaires, ou permanentes. Imaginez le temps (et l’argent) que peut gagner un cabinet d’architecture en déléguant sa tenue de livres à un cabinet comptable !
Une deuxième piste de réflexion : la réduction du temps des réunions. Par une bonne anticipation de l’ordre du jour, une préparation de documents adéquats et une animation appropriée, la durée de réunion peut être réduite de moitié. Le gain de temps peut vite être conséquent : si deux réunions avec 10 collaborateurs sont programmées par semaine au sein d’une entreprise (lundi et vendredi par exemple), et que 15 minutes sont gagnées à chaque réunion, le gain de temps total sera de 300 minutes, à savoir 5 heures.
Comme Étienne Bompais Pham l’explique très bien :
« En moyenne, un cadre passe 24 jours par an en réunion. C’est le premier symptôme de la terrible maladie que tous les experts nomment « la réunionite ». Elle consiste non pas à passer beaucoup de temps en réunion (ce qui est indissociable de certaines fonctions), mais à perdre du temps en réunion. Ce mal n’est pas une fatalité : elle se soigne. Pour cela, il existe plusieurs remèdes. »
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