Pour continuer sur la boite outil du parfait gestionnaire de projet, nous allons revenir aujourd'hui sur le calcul de la valeur acquise d'un projet. Qu'est-ce que c'est ? À quoi ce calcul sert-il ? Comment appliquer cette méthodologie dans Excel ?

Qu'est-ce que la valeur acquise ?

La valeur acquise d'un projet c'est le rapport entre le budget et le pourcentage de complétion d'un projet. Par exemple, si vos équipes ont réalisé 50% des tâches d'un projet évalué à $10 000, la valeur acquise du projet s’élèvera à $5 000 soit 50% du budget prévu sur ce projet. Elle correspond au coût budgétisé du travail effectué ou CBTE.

Concernant la valeur planifiée, admettons que le budget total est de $1 000, sur un projet qui doit durer 5 jours. Arrivé au 4ème jour de votre mandat, votre valeur planifiée sera égale à $800. Ce montant correspond à votre budget global divisé par le nombre de jours nécessaires, et multipliés par l'état d'avancement de votre projet qui correspond ici à 80% (4 jours passés sur 5). 

Si l'on se penche sur les coûts réels, on peut le résumer comme étant l’agrégation de l'ensemble des dépenses enregistrées pour arriver à un instant T du projet.

En reprenant notre exemple du dessus, nous avons un budget de $1 000 pour réaliser un projet en 5 jours. Arrivé au jour 4, nous avons $750 de dépenses réelles rentrées sur ce mandat. Le coût réel correspond donc à date à $750 alors que la valeur planifiée reste à $800.

Quelles sont les composantes principales ?

La gestion de la valeur acquise est l'un des grands classiques de la gestion de projet, qui a vu le jour dans les années 60 au sein de la US Air Force. On retrouve d'ailleurs la même origine militaire à d'autres outils de gestion de projet comme VUCA.

La valeur acquise va vous permettre de faire un lien entre le travail réalisé et les coûts planifiés sur votre projet. Cette mesure, avec la valeur planifiée et le calcul de coût réel vous permettra de mesurer objectivement et quantitativement le succès de votre projet.

La valeur planifiée ou valeur budgétaire du reste à faire représente le budget alloué pour l'accomplissement d'un livrable de votre mandat. La somme des valeurs planifées pour tous les livrables correspond au budget total du projet.

Le troisième indicateur sera le calcul de coût réel, qui est le lien entre dépenses réelles et le travail accompli sur votre projet. Afin d'être cohérentes, ces dépenses doivent être assignées à un livrable du projet, avec une somme des dépenses liées aux livrables qui doivent être égales aux dépenses du projet au global.

En résumé, il faut garder à l'esprit que ces indicateurs doivent être interdépendant. Ce sont leurs relations qui vous aideront dans la gestion de vos projets. Par exemple, le coût réel doit être égal au budget établi dans la valeur planifié, ce lien indiquant l'état de santé de votre projet ainsi que le niveau de précision de votre planification.

Pourquoi la mesurer ?

Les différents pendants de la valeur acquise vont vous permettre de mesurer les écarts sur votre projet, et donc vous donner l'opportunité de trouver des mesures correctives.

Parmi les bénéfices de cette mesure, on en retrouve 3 principales :

Vous permettre d'agir rapidement

Pour permettre à votre projet d'être un succès, il va vous falloir identifier très tôt dans son cycle de vie les différences entre les coûts réels, les coûts planifiés et la valeur acquise.

Comment me direz-vous ? Une fois un écart identifié, vous serez capable de prioriser vos tâches plus facilement et de gagner en efficacité dans la phase d’exécution de votre projet. C'est bien là le cœur de l'analyse de la valeur acquise : vous donner les moyens de suivre vos projets plus efficacement. Entre l'analyse du pre-mortem et du post-mortem, vous aurez une vue opérationnelle de votre projet.

Améliorer votre productivité 

L'analyse de votre valeur acquise, c'est votre objectif en temps réel qu'il va falloir tenir et dépasser si l'on souhaite être ambitieux.

Outre les effets sur le moral de votre équipe, vous allez stimuler votre gestionnaire à tout mettre en oeuvre lorsque le budget est dépassé ou que la planification prend du retard. Idem lorsque le projet est en avance, ou en-dessous du budget prévu : on atteint alors autant d'étapes clés dans votre projet qui représentent autant de mini-succès à célébrer.

Vous permettre de prendre du recul

La valeur acquise c'est un peu la boussole en temps réel de votre projet. Vous allez pouvoir identifier au cours d'un mandat les périodes où les budgets sont dépassés (par exemple au lancement de celui-ci), l'impact de vos parties prenantes sur les délais ou encore les tâches les plus chronophages. 

Gardez en tête que ce sont autant de leçons qui vous permettront de mieux calibrer vos prochains projets et d'améliorer votre vision globale de la situation.

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Analyser la valeur acquise avec Excel 

Afin de comprendre concrètement comment fonctionne la valeur acquise, rien de mieux que de jouer un peu avec un modèle simple.

Pour ça, nous avons bâti un outil simple pour répondre au plus grand nombre, que vous pouvez librement ajuster selon vos besoins et votre nomenclature.

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Dans un premier temps, vous allez devoir saisir les données nécessaires au calcul de la valeur acquise :

  • Dans l'onglet VP (valeur planifiée), vous allez entrer la valeur planifiée de chacun des livrables. Vous pouvez répartir cette valeur linéairement (par exemple, 500$ par semaine pour un livrable d'une valeur de 1500$ durant 3 semaines), ou comme bon vous semble. 
  • Dans l'onglet CR (coûts réels), vous allez entrer chaque semaine les coûts correspondants au travail fourni sur les livrables.
  • Dans l'onglet VA , vous allez entrer chaque semaine (S1, S2,...) les pourcentages d'avancement sur chacun des livrables de vos projets.

Une fois les données entrées, vous pourrez analyser la valeur acquise de votre projet dans l'onglet Rapport final.

Quelles analyses en faire ?

 

On va retrouver deux grandes catégories d'indicateurs : les indicateurs de variance, et les indices de performance.

Variance

Variance du coût = valeur acquise - coût réel

Autrement dit, ce que nous avons fait moins les coûts enregistrés. Si ce chiffre est négatif, cela montre que votre budget a été dépassé à date.

Variance de la planification = valeur acquise - valeur planifiée

Autrement dit, ce que nous avons fait moins ce que nous avions prévu de faire. Si ce chiffre est négatif, votre projet est en retard à date. 

Ces deux variances vous donneront des indications sur l'état de santé à date de votre projet. Sachez identifier les écarts de budget pour rationaliser votre gestion des tâches, ou appliquer les corrections nécessaires (embauche, formation) si vous êtes en train de dépasser votre planification.

Indice de performance

Indice de performance du coût = valeur acquise / coût réel

Autrement dit, ce que nous avons fait par rapport à ce que nous avons dépensé. Si le coefficient de performance est inférieur à 1, cela indique que la valeur du travail effectué est inférieure à l’argent dépensé. Le budget du projet est donc en danger et pourrait être dépassé.

Indice de performance de la planification = valeur acquise / valeur planifiée

Autrement dit, ce que nous avons fait par rapport à ce que nous aurions dû faire (à cette date). Si le coefficient efficacité est inférieur à 1, cela indique que le travail effectué est inférieur au travail prévu. La planification n'est donc plus bonne et les délais vont être dépassés.

Ces indices de performance permettent d'avoir une idée du délai et du coût final, si le projet continue aux même rythme que jusqu'à la date de mesure: en bref, savoir où votre projet est rendu.

Pour aller plus loin

Si Excel est un excellent outil pour gérer une petite équipe, il peut vite devenir une usine à gaz.

Nous avons d'ailleurs trouvé que 88% des fichiers Excel contiennent des erreurs, alors que 93% de ces fichiers servent de base à des prises de décisions. Si l'on ajoute à cela la difficulté d’utilisation ou le peu de collaboration possible sur Excel, on comprend mieux en quoi une méthodologie de suivi de projet comme la valeur acquise peut être mise en danger sur des projets plus complexes ou des équipes plus grandes.

Une solution de collaboration en temps réel comme Beeye peut améliorer la réussite de vos projets. Si vous souhaitez avoir un aperçu de notre outil, vous pouvez le tester gratuitement pendant 14 jours !