Nous allons parler aujourd'hui de VUCA, une compilation de stratégie issue de l'intelligence militaire afin de gérer la volatilité, la complexité, l’ambiguïté et l'incertitude. Comment VUCA peut vous aider à améliorer votre gestion de projet ? Voici pourquoi...

Les caractéristiques du VUCA ont toujours été présentes dans notre environnement, et le resteront. Le but de cet article et de justement souligner l'importance de cette matrice afin de vous aider à mieux en mesure l'impact dans vos processus de gestion de projet. 

Qu'est-ce que VUCA ?


Je sais ce que vous êtes en train de penser: mais qu'est-ce que c'est que ce "VUCA" ?

D'après Nathan Bennett et G. James Lemoine (Harvard Business Review, 2014) VUCA est l'acronyme de Volatility, Uncertainty, Complexity et Ambiguity en anglais. Il a été créé par l'Army WAr College aux Etats-Unis, et décrit les conditions résultant de la Guerre Froide: volatilité, incertitude, complexité et ambiguïté. Depuis il a été adopté par les entreprises du domaine privé dans de nombreux secteurs d'activités afin de décrire les problématiques auxquels elles font face.

Voici une vidéo de présentation en anglais de VUCA:

 

 

Mais qu'est-ce que VUCA à avoir avec le management de projet ?

Bien sûr, le management de projet n'était pas le même il y a 20 ans. Dans le monde digitalisé d'aujourd'hui, nous sommes constamment défiés par les changements, et poussés à innover. Ainsi, la concurrence est de plus en plus féroce, les ressources de plus en plus rares et les clients de plus en plus exigeants. 

La manière dont le monde tourne - volatile, incertain, complexe et ambiguë - a clairement impacté la façon de gérer un projet. Il devient difficile pour les gestionnaires de projets de prendre des décisions éclairées, de garder une planification efficace ou même de trouver facilement une solution à un problème.

Pourquoi devrais-je y porter attention? 

La matrice VUCA va vous permettre :

  • D'anticiper les problèmes difficiles à identifier
  • De comprendre les conséquences de vos décisions
  • D'apprécier l'interdépendance des variables
  • De préparer des alternatives en fonction des différents scénarios
  • D'identifier et de profiter des opportunités.

Maintenant que vous en savez plus sur l'importance de VUCA, nous pouvons allez plus loin dans ces différents composants.

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  1. Volatilité

La volatilité se rapporte à l'imprévisibilité, à la rapidité et à l'ampleur du changement. Opérer dans un environnement instable est va vous soumettre à des défis fréquents, rapides et importants qui vont perturber vos plans et vos activités quotidiennes. Ces défis vont surgir de façon imprévus et avec une durée inconnue.

La volatilité va accroître entacher votre habilité à différencier urgence et importance. La conséquence de cela sera d’augmenter vos délais d'exécution et de vous empêcher d'atteindre facilement vos objectifs.  

  1. Incertitude

L'incertitude se rapporte à votre inaptitude à pouvoir prédire et mesurer certains événements externes. L'incertitude c'est aussi le résultat d'environnements volatiles, tout simplement parce que personne ne peut anticiper et prédire de quoi demain sera fait.

Pour faire simple, l'incertitude c'est avant tout le manque de connaissances ou d'informations sur un environnement.

Afin d'en réduire la portée, posez-vous la question: que connaissez-vous de votre environnement ? 

  1. Complexité

La complexité est liée à une situation qui est difficile à analyser, où le nombre d'éléments à prendre en compte et leur interdépendance rend une lecture globale difficile.

La complexité se caractérise par «une situation comportant de nombreuses parties et variables interconnectées. Certaines informations sont disponibles ou peuvent être prédites, mais leur volume ou leur nature peuvent être difficiles à traiter ". Cela rend impossible de prédire le résultat d'une action ou d'une décision.

    4. Ambiguïté

L'ambiguïté va ajouter une autre dimension, en intégrant le degré duquel l'interprétation d'un événement peut varier. L'ambiguïté va entraîner l'émission de messages différents, de conflits d'intérêts (volontaires ou non) ou encore l'inaptitude à bien comprendre une situation donnée.

Naviguer dans cette atmosphère d'ambiguïté peut vous faire perdre prise avec vos objectifs et rendre la recherche de consensus difficile.

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Exemples de VUCA dans la gestion de projet

Volatilité

Les entreprises en mode projet ne sont pas exemptes de délais ou de changements dans leurs mandats. De nombreux événements inattendus peuvent avoir un impact sur vos projets, comme un permis de construire qui arrive trop tard ou encore un client qui fait machine arrière après avoir donné son approbation. Ces changements peuvent chambouler votre activité et vos équipes, et vous devez être en mesure d'y faire face. Mais comment les gestionnaires de projets peuvent-ils s'adapter à ces changements si ils ne les anticipent pas en amont ?

Incertitude

Selon Bob Mittelsdorf, “l'incertitude peut créer des efforts inutiles sur la collecte et l'analyse de données excessives”, par exemple, beaucoup d'entreprises en mode projet utilisent des ERP pour rassembler suffisamment d'information servant à minorer le risque d'incertitude. Néanmoins, ces données ne sont pas toujours traitées correctement, et peuvent vite surcharger inutilement votre base de données. Ainsi, il devient plus difficile d’identifier des risques et de prendre des décisions éclairées. 

Le manque d'information peut aussi venir d'un manque de visibilité sur vos projets ou vos ressources. Cela augmentera le risque d'erreurs dans votre planification et rendra votre plan prévisionnel inadéquat. De ce fait, il devient plus difficile de savoir si vos équipes peuvent prendre ou non un nouveau projet ou d'anticiper vos besoins en ressources humaines par exemple.

De plus, les entreprises en mode projet ont besoin de flexibilité et inadaptation dans leurs processus afin de pouvoir performer, mais aussi prévoir les changements futurs. Dans un contexte de changements technologiques et de concurrence féroce, il devient plus dur de s'y tenir, et la volatilité accrue fini par engendrer de l'incertitude.

Afin de demeurer concurrentielles, les entreprises en mode projet doivent se différencier et donc innover sans cesse. Néanmoins, l'innovation même se définie comme un "processus qui est chargé d'incertitude".

Complexité

Les entreprises en mode projet peuvent gérer des dizaines voir des centaines de projets en même temps.Le simple fait d'avoir plusieurs projets à gérer en simultané accroît la complexité. Chacun de ces projets à plusieurs ressources d'assignées ainsi que des dates de livraisons.

Comme nous l'avons vu précédemment, la complexité se caractérise par "une situation qui a beaucoup de variables interconnectées". Ressources, livrables, date de livraison, autant de données interconnectées qui sont interdépendantes.

Par exemple, certaines ressources peuvent être assignées sur plusieurs projets, avec un gestionnaire de projet qui doit coordonner le temps de plusieurs personnes en prenant en compte les dates de livraison ou la charge de travail. Pour un tel gestionnaire, la vue sur le temps passé par chaque ressource sur chaque activité est essentielle. Avoir une idée de la capacité de chacun et de leur charge de travail est incontournable pour savoir si l'on peut prendre un nouveau mandat, sans mettre en danger ses collaborateurs.

De plus, ces projets sont sûrement découpés en livrables et tâches, avec des objectifs et des dates de livraisons séparés. Les gestionnaires de projets auront aussi à charge que chaque phase du projet soit effectuée dans les temps pour s'assurer du succès du projet.

Pour faire court, cela renvoie à l'interdépendance entre projets et phases du projet. Le succès de votre projet dépendra donc de la capacité qu'a chacun de réaliser les tâches qui lui sont assignées dans les temps, et dans le bon ordre.

De plus, un projet rassemble toujours beaucoup de parties prenantes. Chacune d'elle a sa propre perception du projet, ses objectifs et ses attentes. La gestion des parties prenantes peut alors devenir compliquée et chronophage. La qualité, les coût, les performances où les dates de livraisons peuvent alors être mise en péril. 

Ambiguïté

Dans la plupart des environnements de travail, il existe de l'ambiguïté lorsqu'une décision doit être prise sans avoir une vue d'ensemble. Avoir la bonne information, au bon moment, au bon endroit devient alors un challenge pour les gestionnaires de projet, surtout dans entreprises réparties sur plusieurs lieux géographiquement séparés.

Des documents d'entreprises sont souvent partagés et suivis par différents collaborateurs, en sachant difficilement s'il s'agit de la dernière version. Ces documents peuvent cependant être cruciaux dans la gestion d'un projet, et être sûr de travailler sur la dernière version devient stratégique. 

Cela devient particulièrement difficile pour les gestionnaires de projets d'atteindre leurs objectifs de projet, de livrer dans les temps avec un cahier des charges respecté ou encore de ne pas mettre en péril la relation client. 

Vos collaborateurs vont aussi avoir plus de difficultés à atteindre leurs objectifs lorsque leurs responsabilités et leurs rôles ne sont pas clairement définis. Comment peuvent-ils travailler efficacement dans ces conditions lorsque ce que l'on attend d'eu n'est pas clair ?

De plus, dans les organisations la gestion de la communication peut devenir un problème récurrent. Lorsque chaque département utilise un système de communication différent, avec des canaux spécifiques, alors l'intégrité des flux d'informations devient problématique et peut mettre en danger l'efficacité de votre activité. 

Soyez prêt: comment répondre à VUCA ?

Les méthodes de gestion traditionnelles ne sont pas suffisantes pour se parer contre les risques structuraux du changement. Même si vous ne pouvez vous débarrasser du VUCA, vous pouvez prendre des mesures pour en mitiger les risques sur votre activité. 

Le VUCA Prime proposé par Bob Johansen en 2007, est une méthodologie qui offre une approche pratique vous permettant de mitiger ces risques. Elle vous aidera à contrôler l'impact du changement sur vos opérations, en améliorant par exemple les flux d'information. 

Voici comme les gestionnaires de projets peuvent s'adapter à VUCA: 

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1.  Vision 

Lorsque votre environnement est bouleversé, vous devez être sûr de garder le cap, et de continuer à regarder dans la bonne direction. En tant que gestionnaire, votre attention doit se porter sur vos objectifs, en vous assurant que votre projet soit livré dans les temps.

De plus, vous devez vous concentrer sur les activités à valeurs ajoutées qui vous permettent d'atteindre vos objectifs. Une des manières pour hiérarchiser ces activités et de les distinguer en termes d'urgence et d'importance.

L'idée est ici d'éviter les distractions, et de toujours garder une vue holistique sur votre projet et votre activité.

2. Compréhension

Afin de réduire l'incertitude, les gestionnaires doivent travailler sur des données à jour et consolidées. Car comment prendre de bonnes décisions basées sur des données dépassées ou erronées ?

Comme nous l'avons mentionné plus tôt, le rôle de gestionnaire a évolué depuis 20 ans. Ils peuvent désormais s'appuyer sur des outils leurs permettant de faciliter l'analyse d'une situation, en rendant la prise de décision plus éclairée.

Aujourd'hui les gestionnaires ont tout intérêt à mettre en place un logiciel de gestion de projet pour répondre à ces questions plus facilement:

  • Quels projets devraient être priorisés et quand ?
  • Mes employés travaillent-ils sur les bonnes activités ?
  • Ai-je assez de ressources pour livrer mon projet à temps ?
  • A-t-on besoin de compétences particulières pour livrer ce mandat ?
  • Mes collaborateurs sont-ils surchargés ?

Il est crucial de prendre en compte les jeux de pouvoirs et d'intérêts de chaque partie prenante dans chaque projet. Ainsi vous serez en mesure d'identifier la stratégie adéquate pour chacun.

3. Clarté 

Devant la complexité de l'environnement de travail d'aujourd'hui,  la communication devient un enjeu vital à prendre en compte pour les gestionnaires. Selon Albert Durig, la communication va permettre de mieux synchroniser un projet complexe avec un environnement fluctuant. Cela devient d'autant plus important lorsque vous aurez à coordonner les efforts de votre équipe. 

De plus, Bob Johansen a montré en quoi chaque gestionnaire de projet devait être en mesure d'expliquer ce sur quoi il passe du temps, et surtout sur quelles activités leur équipe devrait passer du temps. Ainsi, vos employées seront capables d'analyser les réussites et échecs d'un projet si leurs rôles et responsabilités sont clairement délimités. 

Cette délimitation est d'autant plus importante que le nombre de parties prenantes augmente. Cela vous permettra d'améliorer la quantité et la qualité des interactions. 

4. Agilité

Si le contexte d'un projet vient à évoluer, le gestionnaire de projet doit être en mesure de s'adapter rapidement. 

L'agilité implique d'être proactif plutôt que réactif, en prévoyant des stratégies ou des plans alternatifs en fonction des risques qui vont être identifiés.  En clair, il faut être prêt lorsqu'un changement arrive, en analysant au préalable les différents risques de votre projet.

En matière de gestion de projet, l'analyse des risques est une manière proactive d'identifier les événements négatifs qui pourraient mettre en péril votre projet, en vous permettant d'être prêt s'ils devaient arriver, ou d'en mitiger le risque d'occurrence.