Edito
Les firmes de comptables sont à l’orée de grands bouleversements.
Dans la structure même des fonctions, on observe deux types de ressources: les experts comptables, qui certifient l’ensemble des documents, et les personnes sans certifications ou à des postes juniors exécutant le travail manuel.
Parmi les acteurs du marché, deux entités majeures se distinguent : les grandes firmes de comptabilité d’un côté (plus communément appelées dans le milieu les "Big Four" en référence à Deloitte, PWC, KPMG et EY) et les agences régionales ou locales de l’autre côté.
Les grandes firmes se caractérisent par des entités mères avec un maillage régional très fort. La volonté est à la centralisation tout en gardant une certaine proximité avec les clients éloignés des pôles économiques.
En terme de stratégie d’entreprise, l’objectif est de décentraliser ce qui n’est pas à faire en interne et de se focaliser sur des activités stratégiques.
Ce secteur subit aussi de nouvelles transformations en matière de gestion des processus d’affaires. On observe ainsi une volonté de plus en plus forte de la part des clients d’aller sur une facturation au forfait plutôt qu’à l’heure. L’objectif est clair: avoir une vue plus juste et plus consolidée sur les mandats de comptabilité.
Parmi les éléments les plus regardés par les clients, trois points émergent: le support fourni lors de l’exécution du mandat, puis la qualité du rendu et enfin le respect des échéanciers. Cependant, le prix reste la variable la plus regardée et la plus influente. Ce facteur prépondérant justifie les besoins d’automatisation de processus, à l'image de Raymond Chabot qui cherche à automatiser le traitement de ses mandats avec Opério. D’ici quelques années, la profession d'expert-comptable va plus s’orienter sur du conseil en stratégie, délaissant le travail manuel ; il va devenir de plus en plus important de bien maîtriser les outils de gestion de temps.
Afin d’y parvenir, les comptables doivent bénéficier d’une vue plus longue sur la gestion de leurs missions. Etant donné une certaine redondance dans les livrables des différents mandats, s’inspirer du passé pour planifier le futur semble être la meilleure stratégie à adopter.
Nous avons choisi de nous attarder sur 7 grands défis qui vont toucher votre profession sur les 5 prochaines années.
Automatisation, récurrence des tâches et analyse post-mortem de vos missions
Pour adresser cet enjeu, nous pouvons partir d'un constat simple établi par Philippe Guermeur, directeur associé du cabinet d’expertise comptable 3G Gadras et président de France Défi:
« La référence papier est encore importante. Nous devons sensibiliser nos collaborateurs au besoin de se préparer afin de ne pas être dépourvus face aux attentes de nos clients. L’important est de faire comprendre l’intérêt de ces processus et leur inéluctabilité »
Si les applications métiers semblent de plus en plus faire partie du quotidien des experts comptables, certains aspects de la gestion d'un cabinet manque encore à l'appel. La gestion du staffing et du plan de charge en font partis.
La gestion d’une mission est généralement redondante selon les années, avec une réelle problématique d’automatisation des processus afin de gagner du temps sur des tâches de gestion. On observe généralement un client, rassemblant plusieurs missions sur lesquelles on trouve plusieurs livrables, postulat d'autant plus vrai sur des missions de fiscalité par exemple.
La récurrence des tâches, et l'automatisation de ces processus sont alors essentiels pour garantir une productivité optimale. Reconduire une mission en quelques clics vous permettra de faciliter la transition année après année sans passer du temps.
Enfin, dans un contexte de récurrence des tâches, analyser sa performance pour construire un modèle itératif d'amélioration est essentiel. Pour vous aider sur cet aspect, le post-mortem sera votre meilleur atout en vous permettant d'apprendre de vos missions.
Gestion intelligente du plan de charge
Cela implique une gestion des conflits de planning en matière de priorisation des tâches pour vos collaborateurs. Concrètement, s'assurer que l'assignation de vos employés vous permettent de rendre toutes vos missions dans les temps.
Cela doit passer par une assignation de chacun en fonction de ses disponibilités, entre autres, afin de mieux gérer les conflits de sur ou sous charge de travail qui peuvent exister, et notamment en période de fin d’année fiscale.
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En réalité, nous avons besoin d'un mixte de différents critères pour affecter la meilleure personne sur la meilleure tâche. Ces critères sont la disponibilité, le poste, les compétences, l'expérience avec le client etc.. Ceci devient ingérable sur un tableur Excel, d'autant plus lorsque nous avons à gérer un portefeuille clients avec des centaines de missions.
Etant donné la structure des mandats réalisés par les cabinets comptables, la profession peut gagner à automatiser ses processus d’affaires en ayant une vue sur le long-terme de ses mandats. En facilitant ainsi la planification, les managers et associés peuvent limiter les risques d’échecs.
Pour faire face à cette complexification, il devient nécessaire d'impliquer vos collaborateurs dans ce processus, pour avoir un meilleur planning prévisionnel.
La personne la plus compétente pour juger du temps passé sur une tâche est celle qui la réalise.
Il est donc nécessaire de faire participer de manière collaborative vos salariés dans ce processus d'attribution et d’exécution des tâches.
Si l'on ajoute à cela la décentralisation des équipes, mettre en place de bons outils et de bonnes pratiques garantira le succès de vos missions.
Améliorer la collaboration entre votre client et votre cabinet
Dans un environnement compétitif où vos clients ont de plus en plus de pouvoir, la fidélisation devient stratégique pour garder un taux d'attrition le plus faible possible.
Ainsi, améliorer votre relation client vous permettra de :
- Répondre au contexte concurrentiel du marché avec une vue sur le long terme,
- Capitaliser sur votre portefeuille existant pour dégager de nouvelles opportunités. Cela vous permet de réduire les risques tels que la perte d'un client.
Sur le plan de la gestion des missions, les retours clients de votre cabinet doivent donc être particulièrement soignés, en se basant sur une information fiable et quantitative. Combien d'heures nous reste-t-il sur cette mission ? Sommes-nous rentables sur ce mandat ou ce client historique ? Comment communiquer auprès client lorsqu'un risque est identifié ? Quel est l'état d'avancement ?
Autant de questions auxquelles il faut être préparé, et qui rendent nécessaire l'usage d'un outil en ligne avec des données en temps réel.
Faire le meilleur lien entre votre collaborateur, sa mission et son client
Placer la bonne personne, au bon moment, sur la bonne mission. Voila l'objectif du staffing et de la gestion du plan de charge.
Cependant, pour la réaliser au mieux, il existe une grande quantité de variables à prendre en compte, et ce processus se révèle plus complexe que la définition d'un budget pour une mission:
“L'identification de personnes qualifiées, qui correspondent aux exigences des projets et sont disponibles au bon moment, est plus complexe que la détermination des besoins en ressources financières.
La prise de décision rationnelle pour la gestion de portefeuille innovante nécessite beaucoup plus d'informations, car les projets sont de plus en plus concurrentiels, les risques de projets individuels peuvent s'accumuler dans les portefeuilles, les synergies entre les projets doivent être exploitées et les décideurs doivent équilibrer innovation radicale et incrémentale.
Pour ce faire, les décideurs ont besoin d'une clarté opérationnelle sur le montant et le type de ressources nécessaires pour les projets et sur les capacités de ressources correspondantes.”
Outre la notion de temps disponible ou de budget, certains facteurs secondaires deviennent essentiels : le nombre d'années d'expérience, le lien avec le client, le lieu de travail seront autant de critères à pondérer dans votre plan de charge.
Cela deviendra intéressant lorsque ce processus sera entièrement automatisé et que l'on vous proposera la meilleure personne qui répondra à un mixte de tous ces facteurs.
De nombreuses personnes sont prêtes à travailler n'importe où dans le monde pour diverses raisons, telles que l'amélioration de leurs perspectives de carrière ou l'amélioration de leur équilibre vie professionnelle / vie privée. La numérisation de l'économie et de la main-d'œuvre facilite cette transformation, facilitant ainsi le travail des personnes peut importe leur localisation.
Améliorer vos offres futures grâce au passé
Face à une telle complexité, un outil basé sur l'intelligence d'affaires vous permettra de réduire les risques liés aux coûts, délais et échecs de vos missions.
Ajoutez à cela la pression concurrentielle du marché, et l'on comprend en quoi vos offres vont devoir être de plus en plus précises pour garantir la pérennité de votre cabinet.
Mais comment faire ?
C'est là qu’interviennent la Big Data, ainsi que le machine learning.
En se basant sur des données passées, vous serez capable d'analyser votre activité et de faciliter la prise de décisions stratégiques en vous basant sur des données consolidées, en temps réel tout en ayant une vision globale de l'activité du cabinet.
Prenons un exemple concret.
Votre souhaitez orienter votre stratégie vers plus d'audit, étant donné l'expérience de vos collaborateurs ou la réputation de votre cabinet.
Grâce à des données en temps réel, vous serez capable d'avoir le temps planifié et le temps passé sur chaque client, et sur chaque activité. Vous pouvez donc au quotidien suivre vos décisions stratégiques et orienter le futur de votre cabinet plus sereinement.
Idem pour certains de vos clients. Attribuer un niveau de risque ou de complexité à chaque missions et clients et vous serez capable de suivre le temps réellement passé par rapport à votre offre de service. Répétez cette analyse sur 2 ou 3 missions pour un client donné et vous serez en mesure d'adapter votre prochaine offre sans mettre en danger votre cabinet.