Le choix d’un outil d'intelligence d'affaires ne se fait pas à la légère. Ainsi, que gériez un cabinet d’architecte, une firme d’ingénierie ou un cabinet comptable, une solution de ce type peut être l’outil idéal pour vous épauler si vous faites face à l'une de ces problématiques:
Car nous savons qu'il est parfois dur de sortir du statu quo et de gérer le changement, nous avons réalisé pour vous un petit Top 10 des problématiques auxquelles une solution d'intelligence d'affaires peut répondre.
1. Je n'arrive pas à effectuer un suivi précis de mes projets
Dans de nombreux cas, les entreprises de service ont du mal à obtenir une vision globale de leurs activités. Concrètement, aucune interface ne leur permet de savoir exactement à quel stade les projets en cours se trouvent. Dès lors, aucun contrôle des missions ne peut être fait efficacement et les collaborateurs avancent dans le flou. Une solution de planification intelligente offre une vision long terme aux utilisateurs tout en permettant de faire un suivi précis des projets.
Ainsi selon les récentes études du SPI (Service Performance Insight), une solution qui permet l'accès à des données en temps réel permet d'augmenter de 7% le nombre de projets livrés à temps.
2. J'ai du mal à suivre mon cahier des charges
Un logiciel de planification renseigne également sur les tâches inhérentes à une mission. En d’autres termes, ce type d’outil permet de décomposer les projets afin de voir quelles étapes sont nécessaires, combien de temps elles prendront, quelles ressources y sont allouées… Avoir une idée de la chronologie des activités augmente la visibilité et donc l’efficacité de l’entreprise dans ses missions.
Avoir une vue consolidée sur son cahier des charges, c'est aussi pouvoir permettre de livrer ses projets à temps, sans crainte d'oublier tout ou partie des livrables. En rassemblant l'information sur une même plateforme, avec des responsabilités clairement identifiées, on améliore aussi son temps de réaction en cas d'imprévus. Selon la même étude, on passe de 2,6% de projets non livrés à 1,7% grâce une solution PSA.
3. J'ai une vue limitée sur mes projets futurs
Il n’y a rien de plus rageant que de refaire deux fois (ou plus) la même erreur. Pouvoir analyser l’historique des projets permet d'en faire un post-mortem pour comprendre quels ont été les obstacles rencontrés et surtout, comment les surmonter la prochaine fois. L'intelligence d'affaires, c'est aussi vous enlever ce poids du passé sur les épaules en vous donnant accès aux informations antérieures sur votre activité qui vous permettront d'améliorer votre processus de décision.
Un outil comme Beeye offre la possibilité de mettre en évidence les erreurs passées afin de ne plus les répéter. Cela permet aussi d’anticiper d’éventuels problèmes rencontrés auparavant afin d’être prêts à y faire face pour minimiser les impacts potentiels : Emile de Girardin le disait, « Gouverner, c’est prévoir ».
4. J'ai du mal à instaurer la collaboration dans mon équipe
Sur un outil de planification intelligente, chaque membre de l’effectif peut consulter son apport aux activités afin de se rendre compte de son rôle et de la place qu’il occupe. Les employés remplissent en effet des feuilles de temps et des rapports sont créés automatiquement à partir des données afin de contribuer au suivi pertinent des activités décrit plus haut. Il est nécessaire que chaque membre se sente partie prenante des projets auxquels il est affecté.
Anatole France allait en ce sens en affirmant que « pour accomplir de grandes choses, nous devons non seulement agir mais aussi rêver ; non seulement planifier, mais aussi croire ».
5. Je n'ai pas la vue sur la capacité de mon équipe
En renseignant précisément sur la charge de travail en temps réel des employés, les logiciels de planification permettent d’assigner intelligemment les tâches à chaque collaborateur : ces derniers ne sont ni sur la touche, ni dépassés par la charge de travail. Le juste équilibre est alors trouvé. De plus, cela permet aussi de voir à quel point les ressources sont utilisées, ce qui est utile dans la situation où l’on ne sait pas si l’on a les capacités d’accepter un nouveau projet ou non.
Si vous êtes une petite équipe, réaliser un simple plan de charge va vous permettre d'améliorer votre gestion de la capacité. Un tel outil créé en support de votre activité peut être fait sur Excel, et ça tombe bien, nous avons réalisé un petit tutoriel pour vous aider dans cette démarche !
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