Le choix d’un outil d'intelligence d'affaires ne se fait pas à la légère. Ainsi, que gériez un cabinet d’architecte, une firme d’ingénierie ou un cabinet comptable, une solution de ce type peut être l’outil idéal pour vous épauler si vous faites face à l'une de ces problématiques:

 

Car nous savons qu'il est parfois dur de sortir du statu quo et de gérer le changement, nous avons réalisé pour vous un petit Top 10 des problématiques auxquelles une solution d'intelligence d'affaires peut répondre.

1. Je n'arrive pas à effectuer un suivi précis de mes projets

Dans de nombreux cas, les entreprises de service ont du mal à obtenir une vision globale de leurs activités. Concrètement, aucune interface ne leur permet de savoir exactement à quel stade les projets en cours se trouvent. Dès lors, aucun contrôle des missions ne peut être fait efficacement et les collaborateurs avancent dans le flou. Une solution de planification intelligente offre une vision long terme aux utilisateurs tout en permettant de faire un suivi précis des projets.

Ainsi selon les récentes études du SPI (Service Performance Insight), une solution qui permet l'accès à des données en temps réel permet d'augmenter de 7% le nombre de projets livrés à temps.

 

2. J'ai du mal à suivre mon cahier des charges

Un logiciel de planification renseigne également sur les tâches inhérentes à une mission. En d’autres termes, ce type d’outil permet de décomposer les projets afin de voir quelles étapes sont nécessaires, combien de temps elles prendront, quelles ressources y sont allouées… Avoir une idée de la chronologie des activités augmente la visibilité et donc l’efficacité de l’entreprise dans ses missions.

Avoir une vue consolidée sur son cahier des charges, c'est aussi pouvoir permettre de livrer ses projets à temps, sans crainte d'oublier tout ou partie des livrables. En rassemblant l'information sur une même plateforme, avec des responsabilités clairement identifiées, on améliore aussi son temps de réaction en cas d'imprévus. Selon la même étude, on passe de 2,6% de projets non livrés à 1,7% grâce une solution PSA.  

 

3. J'ai une vue limitée sur mes projets futurs

Il n’y a rien de plus rageant que de refaire deux fois (ou plus) la même erreur. Pouvoir analyser l’historique des projets permet d'en faire un post-mortem pour comprendre quels ont été les obstacles rencontrés et surtout, comment les surmonter la prochaine fois. L'intelligence d'affaires, c'est aussi vous enlever ce poids du passé sur les épaules en vous donnant accès aux informations antérieures sur votre activité qui vous permettront d'améliorer votre processus de décision.

Un outil comme Beeye offre la possibilité de mettre en évidence les erreurs passées afin de ne plus les répéter. Cela permet aussi d’anticiper d’éventuels problèmes rencontrés auparavant afin d’être prêts à y faire face pour minimiser les impacts potentiels : Emile de Girardin le disait, « Gouverner, c’est prévoir ». 

 

4. J'ai du mal à instaurer la collaboration dans mon équipe

Sur un outil de planification intelligente, chaque membre de l’effectif peut consulter son apport aux activités afin de se rendre compte de son rôle et de la place qu’il occupe. Les employés remplissent en effet des feuilles de temps et des rapports sont créés automatiquement à partir des données afin de contribuer au suivi pertinent des activités décrit plus haut. Il est nécessaire que chaque membre se sente partie prenante des projets auxquels il est affecté.

Anatole France allait en ce sens en affirmant que « pour accomplir de grandes choses, nous devons non seulement agir mais aussi rêver ; non seulement planifier, mais aussi croire ». 

 

5. Je n'ai pas la vue sur la capacité de mon équipe

En renseignant précisément sur la charge de travail en temps réel des employés, les logiciels de planification permettent d’assigner intelligemment les tâches à chaque collaborateur : ces derniers ne sont ni sur la touche, ni dépassés par la charge de travail. Le juste équilibre est alors trouvé. De plus, cela permet aussi de voir à quel point les ressources sont utilisées, ce qui est utile dans la situation où l’on ne sait pas si l’on a les capacités d’accepter un nouveau projet ou non.

Si vous êtes une petite équipe, réaliser un simple plan de charge va vous permettre d'améliorer votre gestion de la capacité. Un tel outil créé en support de votre activité peut être fait sur Excel, et ça tombe bien, nous avons réalisé un petit tutoriel pour vous aider dans cette démarche !

Gardez l'information importante à portée de main

Inscrivez-vous à notre blog pour recevoir nos derniers articles, études de cas et bien plus encore...

6. Je dépasse régulièrement le temps passé sur mes projets

La mission pour votre plus gros client s’est terminée avec 4 jours de retard ? Un nouveau partenaire doute de la qualité de sa commande, car vous l’avez fini deux semaines plus tôt que prévu ? Ces désagréments sont sans doute le fruit d’une planification préalable trop ambitieuse ou, à l’inverse, trop pessimiste. Ainsi, en utilisant un outil comme Beeye, vous pourrez prendre en compte tous les facteurs influents sur la planification afin que cette dernière soit la plus précise possible.

Une solution intelligente pourra vous donner plus d'information sur les raisons de ce dépassement de temps réel sur vos mandats, qui peut s'expliquer de plusieurs manières. Vous manquez de compétences particulières sur certains projets ? Ces ressources sont-elles trop sollicitées ? Il devient alors plus facile d'identifier un recrutement ! 

 

7. Je base ma prise de décision sur des fichiers Excel

Pour de petites équipes, il est tout à fait compréhensible de planifier, de gérer et d'assigner sur des tableurs Excel. C'est un des must-have de vos bureaux, mais qui butent cependant sur de nombreuses limites lorsque votre équipe tend à dépasser les 10 personnes.

En effet, les fichiers Excel ne permettent pas de gérer en temps réel ou de manière collaborative. À l'heure où la prise de décision et la réactivité sont poussées à leur maximum, on comprend alors tout l'enjeu d'une solution en temps réel basé sur l'intelligence d'affaires !

Vous n'êtes pas convaincu ? Nous avons réalisé de notre côté un "audit" des fichiers Excel, et les résultats auxquels nous sommes arrivés sont saisissants...  

 

8. Je n'ai pas d'indicateurs de performance sur mon activité

Le rôle de tous les logiciels traitant de l'intelligence d'affaires est de vous donner un accès facile aux données et de vous aider à prendre des décisions qui auront un impact sur les performances de votre entreprise.

Mais comment faire si vous n'avez pas d'indicateurs de performance en place dans votre entreprise? C'est comme courir dans le noir.

Heureusement, les solutions intelligentes suggéreront des indicateurs clés de performance (ou KPI en anglais) que vous pourrez commencer à suivre, ce qui vous permettra de mieux comprendre votre entreprise en vous aidant à vous concentrer sur les mesures qui vous permettrons d'atteindre vos objectifs.

 

9. J'ai du mal à suivre la rentabilité de mes projets

Concernant le calcul au global de la rentabilité, les organisations sont souvent capables de sortir des chiffres sur les budgets, les coûts, les gains assez facilement. Mais quand vient l'heure de lier cette rentabilité à un type de mandat, à une ressource ou à un client, la tâche devient plus ardu.

Avec une solution d'intelligence d'affaires, on permet un suivi "catégorisé" de votre rentabilité en identifiant facilement les fuites éventuelles au sein de votre activité. Les chiffres ne mentent pas, et ceux de l'étude SPI sont particulièrement révélateurs: une solution PSA amène un gain de 24% des bénéfices avant intérêts, impôts, dépréciation et amortissement des entreprises.

 

10. Je passe beaucoup de temps sur des tâches de gestion

On touche ici au cœur des bénéfices d'une solution d'intelligence d'affaires: vous permettre d'assigner votre temps planifié et votre temps réel à des activités bien identifiées.

Avec un tel suivi, vous serez en mesure d'améliorer votre gestion du temps afin de gagner en rentabilité. Le but n'est certainement pas de les éradiquer les tâches de gestion pour de bon, mais de trouver le bon équilibre entre activités rentables et gestion du budget interne. Avec une solution SaaS comme Beeye, vous irez encore plus loin en vous permettant d'automatiser ces tâches avec de libérer vos agendas déjà bien replis.

 

Comme vous pouvez le voir, investir dans un outil d'intelligence d'affaires peut mettre fin à un certain nombre de problématiques. Cela représente un investissement stratégique et, à Beeye, nous sommes en mesure de vous accompagner dans ce projet pour améliorer la gestion de vos projets.

Votre coeur balance entre ERP et solution spécifique à chaque activité ? Nous avons réalisé pour vous un petit comparatif des deux voies qui s'offrent à vous.